یک الگوی تکراری در مکاتبات صادراتی هست: چند ایمیل رد و بدل میشود، طرف مقابل اطلاعات میخواهد، اطلاعات فرستاده میشود، و بعد سکوت. برداشت داخلی معمولاً این است که «قیمت ما بالا بود».
در بیشتر مواردی که پیگیریشان کردهام، مذاکره اصلاً به قیمت نرسیده بود.
توزیعکنندهٔ خارجی پیش از آنکه به عدد فکر کند، دارد به یک سؤال دیگر جواب میدهد: اگر این محموله در گمرک بماند، چقدر برای من هزینه دارد؟ این یادداشت شش چیزی است که او برای پاسخ به آن سؤال نگاه میکند.
۱. وضعیت GMP، با تاریخ
اولین چیزی که بررسی میشود گواهی GMP است (Good Manufacturing Practice: اصول تولید خوب — استانداردی که نشان میدهد کارخانه تحت کنترل کیفیت مدون کار میکند).
آنچه او میخواهد بداند سه چیز است: چه نهادی صادر کرده، تاریخ انقضا کی است، و آیا سایت تولیدی که روی گواهی نوشته شده همان سایتی است که محصول او را میسازد.
پاسخ «GMP داریم» به این سه سؤال جواب نمیدهد. پاسخ کارآمد یک فایل PDF است با تاریخ مشخص.
۲. اینکه آیا CPP قابل صدور است
پرسش بعدی معمولاً این است: «آیا میتوانید CPP بگیرید؟»
او نمیخواهد بداند شما مجاز به صادرات هستید. میخواهد بداند چقدر طول میکشد تا آن گواهی به دستش برسد، چون بدون آن نمیتواند ثبت کند و بدون ثبت نمیتواند بفروشد.
پاسخ مفید یک بازهٔ زمانی است: «برای این محصول معمولاً X هفته». پاسخ «بله میگیریم» بازه ندارد و برنامهریزیپذیر نیست.
۳. کامل بودن پرونده — بهویژه دادهٔ پایداری
اگر طرف مقابل قرار است خودش محصول را در کشورش ثبت کند، پروندهٔ فنی را میخواهد. و بخشی که همیشه اول سراغش میرود دادهٔ پایداری است.
دلیلش ساده است: بقیهٔ پرونده را میشود در چند هفته مرتب کرد؛ دادهٔ پایداری را نمیشود ساخت. اگر ندارید، جدول زمانی او چند ماه عقب میرود و او این را همان اول میخواهد بداند، نه بعد از مذاکرهٔ قیمت.
اینجا صراحت به نفع شماست. «دادهٔ ۱۲ماهه داریم، ۲۴ماهه در جریان است» یک پاسخ قابل برنامهریزی است. مبهم گذاشتنش یعنی او فرض بدترین حالت را میگذارد.
۴. ظرفیت و حداقل سفارش، بهصورت عدد
توزیعکننده باید بداند آیا شما میتوانید سفارش دوم و سوم را هم تأمین کنید. یک محموله که خوب برود ولی تکرارشدنی نباشد، برای او بدتر از هیچ است — چون بازار را باز کرده و بعد نمیتواند نگهش دارد.
دو عدد لازم است: ظرفیت ماهانه برای همان محصول، و حداقل مقدار سفارش. اگر این دو را ندهید، او خودش حدس میزند و حدسش محافظهکارانه است.
۵. اینکه چه کسی مالک پروانهٔ ثبت میشود
این سؤالی است که دیر پرسیده میشود و باید زود پرسیده شود. اگر او پرونده را ثبت کند، پروانه معمولاً به نام او صادر میشود — و آنوقت شما در آن بازار به او وابستهاید.
هر دو طرف این را میدانند. طرفی که زودتر مطرحش میکند، حرفهایتر به نظر میرسد، نه بدگمانتر. پیش از هر پیشفاکتوری روشن کنید پروانه به نام کیست و در پایان همکاری چه سرنوشتی دارد.
۶. سرعت و شکل پاسخهای شما
این ششمی در هیچ چکلیستی نیست و بیشتر از همه اثر دارد.
او در تمام مکاتبات دارد یک چیز را میسنجد: وقتی محمولهاش در گمرک بماند و سندی لازم شود، چقدر طول میکشد تا آن سند برسد. تنها دادهٔ او برای این پیشبینی، سرعت پاسخ شما در همین مذاکره است.
تیمی که ظرف ۲۴ ساعت با فایل پیوست جواب میدهد و تیمی که ظرف یک هفته با «پیگیری میکنیم» جواب میدهد، دو ریسک متفاوتاند — و این تفاوت روی قیمتی که او حاضر است بدهد اثر میگذارد.
و آنچه نباید در همان ایمیل اول بفرستید
دو چیز هست که فرستادنشان در تماس اول به شما ضرر میزند، و هر دو با نیت خوب فرستاده میشوند:
ساختار قیمت تفکیکشده. قیمت تمامشده، حاشیهٔ سود و قیمت تأمین مواد اولیه، پیش از آنکه بدانید طرف مقابل جدی است. این اطلاعات بهراحتی به تأمینکنندهٔ دیگری میرسد و در مذاکرهٔ بعدی روبهروی خودتان قرار میگیرد. یک قیمت واحد برای یک مقدار مشخص کافی است.
فهرست مشتریان یا تأمینکنندگان دیگرتان. فرستادنش بهعنوان مرجع، وسوسهانگیز است. اما نام یک خریدار در یک بازار، خودش اطلاعات تجاری قابل استفاده است — و اگر شما نام دیگران را میفرستید، طرف مقابل فرض میکند نام او را هم جای دیگری خواهید فرستاد.
مرجعدهی درست بدون نام هم ممکن است: «سه سال است به دو توزیعکننده در منطقه ارسال منظم داریم» همان کار را میکند و چیزی را که مال شما نیست فاش نمیکند.
آنچه باید آماده داشته باشید
پیش از اولین تماس، یک پوشه با این محتوا آماده کنید:
| مورد | شکل |
|---|---|
| گواهی GMP | PDF، با تاریخ اعتبار خوانا |
| نمونهٔ CPP یا زمان صدور | PDF یا بازهٔ زمانی مشخص |
| فهرست بخشهای پرونده | یک صفحه، با وضعیت هر بخش |
| وضعیت دادهٔ پایداری | نقاط زمانی موجود و در جریان |
| ظرفیت ماهانه و حداقل سفارش | عدد |
| برگ آنالیز نمونه | یک سری ساخت واقعی |
این پوشه معمولاً کمتر از یک روز کاری وقت میبرد و همان چیزی است که تفاوت بین «در حال بررسی» و «پیشفاکتور بفرستید» را میسازد.
قدم بعدی
اگر میخواهید بدانید کدام یک از این شش مورد برای محصول شما آماده نیست، فرم ارزیابی را پر کنید. ظرف دو روز کاری فهرست مشخص کمبودها و ترتیب تهیهشان را مینویسم.